訪問歯科の施設営業で、資料が読まれないときに見直すこと

訪問歯科の立ち上げや立て直しの相談で、「診療の合間に、自分で施設へ挨拶に回っています」と伺うことがあります。 院長自身が足を運ぶこと自体は、施設側に顔が見える点で有効です。窓口で名前を覚えてもらえれば、後の連絡もつながりやすくなります。

一方で、「何件も回っているが依頼が来ない」という相談も一緒に出てきます。 このとき見直すのは訪問の回数ではなく、その前段の設計だと考えています。

1. 施設に届いている資料は、訪問歯科だけではない

施設の窓口には、訪問診療（医科）、訪問薬局、訪問リハビリ、訪問入浴、給食、介護タクシーなど、 さまざまな事業者から案内が届きます。同じ地域の他の訪問歯科からも届きます。

受け取る側に悪意があるわけではなく、日々の業務の合間に受け取った紙を一枚ずつ検討する時間がない、というだけです。読まれないことを前提に、読まなくても要点が分かる形にしておくほうが現実的だと考えています。

2. 渡す相手を決めてから行く

受付で資料を預けるだけだと、施設内で誰の手元に渡るかが決まりません。 訪問歯科の導入を検討する立場にいるのは、施設によって生活相談員、看護職、ケアマネジャー、施設長と分かれます。

事前に電話で「訪問歯科の件で、どなたにお渡しすればよいですか」と確認してから行くだけで、 資料の行き先が決まります。名前が分かっていれば、次に連絡するときの入口にもなります。

アポイントが取れないときに窓口へ置いてくること自体は問題ありません。その場合も、 誰宛てかを表に書いておくと扱いやすくなります。

3. 資料には、施設側の手間がどう減るかを書く

診療内容・設備・症例数を並べた資料は、歯科としては正確ですが、受け取る側の判断材料にはなりにくい部分があります。 施設が気にするのは、契約した後に自分たちの業務がどうなるか、という点です。

具体的には、次のような項目です。

• 訪問できる曜日と時間帯、1 回あたりの所要時間の目安
• 診療後の報告を、どの形式で、いつまでに出すか
• ご家族への説明と同意取得を、歯科側で行うのかどうか
• 急な相談を受ける連絡先と、返答までの目安時間
• 初回に施設側で用意してもらう必要があるもの

これらは決めれば書ける項目で、決まっていないと書けない項目でもあります。資料が薄くなるのは、院内の運用がまだ決まっていないサインだと捉えて構いません。 資料を作り直す作業が、そのまま受け入れ体制の整理になります。

4. 院長が行く場面を絞る

院長が施設を回っている間、診療室は空いています。訪問件数がまだ少ない立ち上げ期はそれでも回りますが、 件数が増えてくると、営業と診療のどちらも中途半端になりやすくなります。

資料の配布と初回の連絡はスタッフが担当し、院長は先方の担当者と具体的な条件を詰める場面に絞る。 この分け方にすると、院長の時間の使い方が読めるようになります。役割を分けるには、 3 で挙げた項目が院内で決まっていることが前提になります。

5. 一度で終わらせず、次の接点を残す

その場で契約が決まることはまずありません。実際に依頼が来るのは、施設側で口腔の困りごとが出たタイミングです。 そのときに思い出してもらえる状態を作っておくのが、訪問時の目的になります。

入居者さん向けの無料の口腔チェックや、スタッフ向けの短い勉強会は、入口として使いやすい形です。 いずれも施設側の時間をもらう提案なので、所要時間を先に伝え、短く区切ることが前提になります。

訪問した日付・話した相手・出た話題は記録に残してください。半年後に連絡するとき、この記録の有無で会話の入り方が変わります。

まとめ

• 資料は読まれない前提で、要点が一目で分かる形にする
• 渡す相手を電話で確認してから訪問する
• 診療内容だけでなく、報告・家族対応・連絡先の運用を書く
• 院長が出る場面を、条件を詰める段階に絞る
• 訪問した記録を残し、次に連絡する口実を用意しておく

どこから手を付けるかは、現在の訪問件数と院内の人員によって変わります。 資料の作り直しと受け入れ体制の整理を並行して進めたい場合は、訪問歯科コンサルティングで、現状の営業導線を書き出すところからご一緒します。