スタッフに役割を渡す。元小学校教員が現場で使っている「係活動」の考え方

スタッフ教育というと、手技や知識の研修を思い浮かべる院長が多いと思います。それは必要な投資です。 ただ、研修を増やしても院内の空気が変わらない、という相談を受けることがあります。

私は歯科の事務局に入る前、小学校の教員をしていました。 学校現場でクラスをまとめるときに使っていた考え方のうち、医院でもそのまま使えるものが一つあります。係活動です。

小学校の「係活動」でやっていたこと

小学校では、授業とは別に、児童一人ひとりが何らかの係を持ちます。 教員の側から見ると、これは仕事を分担させるための仕組みではありません。授業だけでは出番のない子に、出番をつくるための仕組みです。

係活動でうまくいくかどうかは、担当を決めた後の設計で決まります。実際に運用していたときに気をつけていたのは次の点です。

• 何をする係なのかを、一言で説明できる状態にする
• 本人が決めていいことと、先に相談してほしいことを分ける
• 1 学期など、期限を区切る
• やったことを見せる場（朝の会など）を用意する

この 4 点が抜けたまま「あなたはこれね」と渡すと、係は形だけ残って動かなくなります。学校でも医院でも、ここは同じだと感じています。

医院に置き換えると

診療は「やらなければならない業務」です。その外側に、自分で進め方を決められる小さな担当を用意します。医院で実際に置かれることが多いのは、こうしたものです。

• 器材と在庫の担当（発注のタイミングと定数を決める）
• 新しく入ったスタッフの相談役
• 院内の掲示物や、患者さんに渡す説明資料の担当
• 訪問の持ち物リストと、戻ってからの片づけ手順の担当
• 施設に出す報告書の書式を整える担当

重要なのは、これらが「余分な仕事」ではなく「その人が決めていい領域」になっていることです。 院長が最終的に全部決め直してしまうと、担当は名前だけになります。

渡すときに決める 4 点

役割を渡す場面で、口頭で「お願いします」だけ伝えて終わりにすると、後から負担の感じ方がずれます。次の 4 点を、渡すときに一緒に決めてください。

• 範囲：どこまでがその担当の仕事か。隣の業務との境目を言葉にする
• 裁量：本人が決めていいこと、院長に確認してほしいことの線を引く。金額や患者対応に関わる線は具体的に
• 期限：半年など、いったん区切る。ずっと続く前提にしない
• 報告先と場：誰に、どこで報告するのか。ミーティングの中に 3 分でいいので枠を取る

4 点目を用意していない医院が多い印象があります。報告する場がないと、本人がやったことに誰も気づかないまま時間が過ぎ、続ける理由がなくなります。

役割にしないほうがよいもの

何でも担当を割り振ればよいわけではありません。次のものは、係の形にしないほうがよいと考えています。

• 診療の安全や、感染対策の最終判断に関わること。これは院長の責任範囲に置く
• 他のスタッフの評価や、勤務時間の調整に関わること。人間関係の負担が一人にかかる
• 誰もやりたがらないので押しつけた、という形になっているもの

3 つ目は特に注意が必要です。出番をつくるための仕組みが、負担を寄せるための仕組みに変わってしまうと、逆の結果になります。

半年ごとに、いったん外す

学期で区切っていたのと同じで、医院でも期限を決めて、いったん全部外して組み直す時期をつくることをおすすめします。

本人に合わなかった担当を降りやすくなりますし、続けたい担当は本人から続けたいと言ってもらえます。 組み直すときに「この半年で何が変わったか」を短く振り返る場を持てると、次の担当の決め方も具体的になります。

役割を持っていて、頼られている実感がある職場を、人はすぐには離れない。教員時代からそう感じてきましたし、歯科の現場に移ってからも同じ印象を持っています。 ただしこれは私が見てきた範囲での実感であり、離職の理由は給与や通勤、家庭の事情など複数の要素が重なるものです。役割の設計だけで解決するものではありません。

まとめ

• 診療業務の外側に、その人が決めていい小さな担当を用意する
• 渡すときに、範囲・裁量・期限・報告先の 4 点を決める
• 報告する場をミーティングの中に取る。数分でよい
• 安全に関わる判断、評価に関わることは係にしない
• 半年で区切り、いったん外して組み直す

担当の割り振りは、スタッフの人数と、外来と訪問の回り方によって形が変わります。 院内の業務を並べて、どこを任せられるか整理するところからご一緒する形もあります。関わり方は外部事務長のページをご覧ください。