訪問歯科の営業。施設とケアマネジャーに、どう最初の接点をつくるか

訪問歯科は、患者さんのほうから医院を探して来ることがありません。 こちらから接点をつくらない限り、件数は増えないという構造です。

一方で、歯科医師も歯科衛生士も、営業を仕事として教わってきていません。 「何を話せばいいか分からない」という相談は、ここから来ています。 ただ、実際に同行してみると、話す内容よりも順番のほうに原因があることが多いと感じています。

1. 行き先を並べる前に、範囲を確認する

訪問先を探す前に、保険診療として訪問できる範囲を確認してください。 往診料の規定では、保険医療機関の所在地と患家の所在地との距離が16キロメートルを超える場合の取り扱いが別に定められており、 16キロメートルを超える訪問は、その医療機関から行う「絶対的な理由」がある場合に限られる、という整理がされています。 中央社会保険医療協議会の資料では、この考え方が歯科訪問診療料についても同様に適用されるとされています。

医院を中心にした地図を用意し、その範囲にある施設と居宅介護支援事業所を書き出すところから始めます。 書き出したら、規模ではなく今の体制で通い続けられるかで並べ替えてください。 遠くの大きな施設から契約が取れても、続けられなければ施設にも患者さんにも迷惑がかかります。

2. 相手が誰なのかを分けて考える

訪問歯科の接点は、大きく分けて 3 つです。それぞれ、判断する人も、関心の中身も違います。

• 介護施設：1 回の訪問で複数名を診られる。判断するのは施設長や相談員で、 関心は「入居者の状態」と同じくらい「職員の業務が増えないか」にある
• 居宅介護支援事業所（ケアマネジャー）：在宅の方の相談窓口。 関心は「利用者に合うか」と「連絡が取りやすいか」
• 地域包括支援センター・病院の地域連携室：すぐに件数にはつながりにくいが、 地域の中で名前を知ってもらう接点になる

同じ資料を全部に配ると、どれにも刺さらないものになります。相手ごとに、伝える順番を変えてください。

3. 診療の説明から入らない

最初に「うちはこういう診療ができます」と説明を始めると、受け取る側にとっては業務の追加の話に聞こえます。 施設の職員は、日々の業務が時間で組まれています。新しい取り組みは、そこに何かが足される話として届きます。

先に伝えたほうがよいのは、相手の業務がどう変わるのかです。具体的には次のような点です。

• 訪問の曜日と時間が固定なのか、都度調整なのか
• 当日、職員に何をしてもらう必要があるのか（付き添いの有無、場所の確保）
• 訪問がない日のケアについて、何をどこまで伝えるのか
• 報告はどの形式で、いつ届くのか
• 急に症状が出たとき、誰にどう連絡すればよいのか

これらが決まっていれば、A4 一枚にまとめて渡せます。決まっていない状態で訪問すると、 質問に「持ち帰ります」と答えることになり、その一往復で話が止まります。

4. 口腔の状態を見る機会を、先につくる

契約の話をする前に、口腔内の状態を確認する機会をいただけないか相談する、という進め方があります。 簡単なチェックと、その結果をまとめた書面を施設に渡すところまでを一区切りにします。

この形が機能するのは、施設側が「入居者の口腔の状態を把握したい」という業務を実際に持っているためです。 歯科側の売り込みではなく、施設の業務に対する材料として受け取ってもらえます。

ただし、書面の質がそのまま印象になります。読む側は歯科の専門家ではありません。 専門用語を並べた書面は、そのまま棚に入ります。誰が読んでも次の行動が分かる書き方にしてください。

5. 断られた後に、何をするかを決めておく

初回で決まらないのは普通のことです。施設にはすでに関わっている歯科医院があることも多く、 検討する時期が来ていないだけ、という場合もあります。

大切なのは、そこで終わりにしないことと、頻繁に連絡して負担をかけないことの間を取ることです。 私が勧めているのは、次に連絡する時期と、そのとき渡すものを、その場で決めておくことです。 何も渡すものがないのに連絡だけすると、催促になります。

6. 訪問の記録を残す

誰が、いつ、どこに行き、何を渡し、次に何をするか。この 4 点だけで構いません。 記録がないと、担当が変わったときに関係が途切れます。院長が一人で回っている医院ほど、ここが頭の中だけに残りがちです。

記録を共有しておくと、施設から連絡が入ったときに、誰が対応しても経緯を踏まえた返事ができます。 これは営業の話であると同時に、連絡への返し方の話でもあります。

7. 続けられる本数に絞る

訪問先を増やすほど件数は伸びますが、同時に、報告と連絡の量も増えます。 診療は回っているのに事務が追いつかない、という状態は、この段階で起きます。

新しい施設を増やすときは、その施設が加わった後の 1 か月の業務量を先に見積もってください。 判断の材料は、訪問の回数ではなく、それに伴う記録と連絡にかかる時間です。

まとめ

• 距離の要件（原則16キロメートル）を確認してから訪問先を並べる
• 規模ではなく、通い続けられるかで優先順位をつける
• 診療の説明ではなく、相手の業務がどう変わるかを先に伝える
• 訪問の曜日、当日の役割分担、報告の形式を先に決めておく
• 断られた後の次の連絡と、そのとき渡すものを決めておく
• 訪問の記録を共有し、担当が変わっても続くようにする
• 増やす前に、増えた後の事務量を見積もる

施設への訪問に同行する形での支援は、地域や支援内容に応じて別途ご相談・お見積もりとなります。 進め方の設計そのものは訪問歯科コンサルティングの中で、増えた後の事務の整理は外部事務長の中でご一緒しています。